Op 23 mei 2024 ontving gemeente Hoeksche Waard de Transparantieprijs van toenmalig staatssecretaris Digitalisering Alexandra van Huffelen. De prijs wordt jaarlijks toegekend aan een partij die zich bijzonder verdienstelijk heeft gemaakt op het gebied van transparantie en openbaarheid. Gemeente Hoeksche Waard won de prijs omdat zij als een van de eerste overheden een overzicht van convenanten, Woo-verzoeken en klachten publiceert, terwijl de wettelijke plicht daarvoor pas ingaat in 2026. De coalitie ging in gesprek met informatiemanager Amanda Hanemaaijer en strategisch juridisch adviseur Carin Vaassen die nauw betrokken zijn bij dit voorbeeld van een toegankelijke en transparante informatiehuishouding. ‍

‍

‍Hoe is het idee om deze informatie openbaar te maken ontstaan?
Carin Vaassen (CV): ‘In de gemeenteraad werd een motie ingediend dat er al een paar gemeenten in Nederland Wob-verzoeken openbaar maken. Dat moet gemeente Hoeksche Waard toch ook kunnen, dachten wij toen. En zo dachten wij ook over convenanten en klachten.’

Amanda Hanemaaijer (AH): ‘De gemeente heeft gedacht vanuit een dienstverleningsperspectief: waar kan een inwoner wat aan hebben? Toen we startten was niet helemaal helder welke informatie er voor 2026 verplicht openbaar moet zijn. Daarom begonnen we met de categorieën die we al op konden pakken en waar relatief weinig collega's bij betrokken zijn. Op die manier doen we nu al ervaring op voordat de wettelijke plicht ingaat.’

CV: ‘Uiteindelijk werk je als gemeente voor inwoners en daarom is actieve openbaarmaking van informatie belangrijk. En er wordt ook veel informatie opgevraagd, vooral over de fysieke leefomgeving. Inwoners vragen zich af waarom er aan die ene weg wordt gewerkt of waarom een bepaalde wijk wordt gesloopt. Er leeft veel in gemeentes en er zijn veel meningen. Door zo transparant mogelijk te zijn, laten we zien een betrouwbare overheid te zijn.’

Wat was nodig om deze informatiecategorieën openbaar te maken?
CV: ‘Toen de motie vanuit de raad kwam, hebben we direct daarna met de teams juridische zaken en informatiemanagement gekeken naar wat we kunnen publiceren en hoe toegankelijk dat kan. Het functionele beheer hadden we snel op de rails. De volgende stap was het verfijnen van de techniek om een te publiceren document sneller openbaar te maken. Daarin zit ook een kwaliteitsslag, want het moet een kwalitatief kloppend document zijn dat goed geanonimiseerd is.’

AH: ‘In de toekomst gaan we alleen maar meer informatie openbaar maken, denk aan: adviezen, jaarverslagen en beschikkingen. Het uitgangspunt is dat iedereen deze stukken moet kunnen publiceren. De vraag was dus: hoe richt je die processen zo in, dat het publiceren van deze stukken een logische stap is en dat het veilig gebeurt.’  

Wat waren de uitdagingen hierin?
CV: ‘De communicatie in het proces was soms lastig. Je bedenkt wat en je gaat ervan uit dat iedereen snapt wat de bedoeling is. Je moet mensen echt meenemen in wat de bedoeling is. In de toekomst delen we niet alleen besluitvormingen, maar ook hoe we tot dat besluit gekomen zijn. Hierin moeten we groeien en een balans zien te vinden. Nastreven dat een openbaar bestuur ook daadwerkelijk openbaar is, blijft het uitgangspunt.’  

AH: ‘Ik denk dat de grootste uitdaging nu pas gaat komen. We zijn klein begonnen door bepaalde categorieën openbaar te maken en nu gaan we categorieën uitrollen die veel meer collega’s raken. Collega’s moeten zich ervan bewust zijn dat het onze plicht is als overheidsorganisatie om onze informatiehuishouding op orde te hebben en transparant te zijn. Dat vraagt iets van ieders werk en inzet. Daarnaast proberen het publicatieproces makkelijker te maken door leveranciers mee te krijgen in ons gedachtengoed. Dit doen we samen met andere gemeentes en leveranciers in de Open Webconcept community (OWC). Uiteindelijk willen we alles wat openbaar kan worden, ook echt publiceren.’

Welke lessen willen jullie meegeven aan andere gemeenten?
CV: ‘Verzand niet in definities, zoals wat verstaan we onder een convenant en wat niet?  Ons credo is: gewoon beginnen met wat je al weet en kunt doen. Daarnaast vraagt zo’n ingrijpende wet als de Woo om een complete cultuurverandering van gemeenten en andere overheden. Daarin zijn wij allemaal zoekend. In plaats van af te wachten, moeten we (gezamenlijk) de boer op gaan.’

AH: ‘Kijk naar wat er al is en sluit je als gemeente aan bij de technische mogelijkheden die al bestaan. Zo hoef je het wiel niet opnieuw uit te vinden. En houdt het klein: wij zijn niet begonnen met een plan van aanpak van 40 pagina’s, maar met een kortlopend project. Als je die eerste praktische stappen zet, dan verbeter je elkaar telkens weer bij de volgende stap.’

Wat zijn de vervolgstappen van gemeente Hoeksche Waard in het transparanter maken van informatie?
AH: ‘Samen met onze leveranciers kijken we nu naar hoe we in de toekomst de handmatige handeling uit het proces kunnen halen. Daarnaast buigen we ons over de vraag welke informatiecategorie we nu moeten oppakken: wie en wat is daarvoor nodig, welke doen we eerst? Waar heeft de inwoner het meest behoefte aan?’

CV: ‘Het is nu tijd voor een sterkere bewustwording in onze organisatie. Daarom zijn we ook heel blij met het winnen van de Transparantieprijs. De Woo krijgt nu meer aandacht en zet collega’s aan het denken over wat de Woo betekent voor hun werk. Naast een bewustwordingsprogramma zullen we ook praktische ondersteuning bieden, zoals schrijfcursussen of een intern opleidingsteam.’

‍

Bekijk hier de openbare Woo-verzoeken, convenanten en klachten van de gemeente Hoeksche Waard.

‍

Door: Fidessa van Rietschoten